DMS- und ECM-Lösungen

Automatisieren Sie immer wiederkehrende Routineaufgaben – ganz ohne aufwendige Programmierung. Mithilfe von definierten Workflows können Sie Prozesse z.B. für Urlaubsanträge, Bedarfsanforderungen oder Rechnungsprüfungen transparent steuern und effizient bearbeiten. Der intuitiv und einfach zu bedienende Formular-Editor mit Stichwortlisten und vordefinierten Knoten-Typen vereinfacht dabei das Anlegen eigener Formulare, die als Basis der Workflows dienen. Auch das Hinzufügen einer automatischen E-Mail-Benachrichtigung ist mit wenigen Klicks möglich. Wizzards und vorgefertigte Regelwerke helfen Ihnen, einzelne Schritte einer Verarbeitung bis hin zu ganzen Prozessabläufen zu definieren und für die automatische Abarbeitung zu speichern.

Durch die gleichartige Abarbeitung der definierten Regeln, werden z.B. Dokumente immer in derselben Ordnerstruktur und immer mit derselben Nomenklatur automatisiert abgelegt, was Ihre Datenqualität und Effizienz enorm steigert. Für noch komplexere Aufgabenstellungen ist darüber hinaus der Einsatz von Java-Skripten möglich.

Damit Sie jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand Ihrer Workflows im Blick haben, bietet ELO ein übersichtliches Monitoring-Tool. So sehen Sie jederzeit, welches Dokument sich gerade wo im Workflow befindet, ob Zeiten überschritten wurden und wer welche Aufgaben zu erledigen hat. Ein weiterer Vorteil: Bei Kundenanfragen sind Sie dank Monitoring-Tool jederzeit auskunftsfähig.

In E-Mails sind zahlreiche Informationen gespeichert, die meist bereits bestehende, geschäftsrelevante Daten ergänzen. Mit ELO können Sie E-Mails direkt in die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens integrieren und so alle Informationen miteinander verknüpfen. ELO bietet alle notwendigen Funktionen für ein umfassendes E-Mail-Management, das weit über die reine Archivierung hinausgeht.

Automatisierte Nachverschlagwortung archivierter E-Mails
Intuitive Bedienung direkt im E-Mail-Client: Sicherer und schneller Zugriff auf alle E-Mails zu einem Vorgang bzw. Kontakt
Verlinkte Ablage der E-Mails und der enthaltenen Dateianhänge: Entlastung des E-Mail-Servers und gleichzeitige Reduzierung des Speicherbedarfs im Archiv durch aktive Dublettenprüfung
Gesetzeskonforme und vollautomatische Komplett-E-Mail-Archivierung: Erstellung eines eigenständigen Gesamtarchivs (zusätzlich zur verlinkten Ablage) für alle eingehenden E-Mails.

Erfassen Sie Rechnungen und Belege einfach und schnell: Dank der intelligenten Dokumentenerfassung mit optischer Zeichenerkennung (OCR) wird der gesamte Posteingang während des Scannens vollautomatisch erfasst und verschlagwortet. Definierte Ablagestrukturen und die intelligente Volltextsuche sorgen zudem dafür, dass alle Eingangsdokumente einfach zu finden und jederzeit – auch bei noch laufender Bearbeitung – für alle relevanten Mitarbeiter verfügbar sind. Für eine effiziente Bearbeitung stehen vordefinierte Prozesse zur Verfügung, mit denen sich auch Genehmigungsworkflows sowie die Übergabe an angeschlossene Lösungen wie das ERP-System abbilden lassen. Für noch kürzere Bearbeitungszeiten sorgt die Nutzung vordefinierter Belegvorlagen, mithilfe derer die erfassten Daten den jeweiligen Belegen im ERP-System zugeordnet werden. Auch neue Vorlagen können mit wenigen Klicks erstellt werden: Gewünschte Felder im eingescannten Bild markieren und mit den zugehörigen Feldern im ERP-System verknüpfen. Fertig!

Archivieren Sie Ausdrucke mit Informationen Ihres ERP-System rechtssicher und nutzen Sie dafür die von ELO bereitgestellte automatische Verschlagwortung und zielgerichtete Ablage. So können dynamische Listen, Berichte sowie Auswertungen parallel zum Ausdruck dauerhaft gespeichert werden. Zudem sind die Belege auch ohne Zugriff auf das ERP-System jederzeit verfügbar.

Analog zur Kundenakte in Papierform enthält die digitale Kundenakte von ELO alle aktuellen Vorgänge, Belege, Absprachen, Verträge usw. zum jeweiligen Kunden oder Projekt. Die einzige Voraussetzung: Das DMS-System muss in die ERP- und/oder Finanzbuchhaltungs-Lösung integriert sein. Für eine automatische Verschlagwortung und zielgerichtete Ablage bietet KUMAVISION fertige Scripte, mit denen ERP-Belege gemeinsam mit den übrigen Dokumenten eines Vorgangs mit der digitalen Kundenakte verknüpft werden.

Nutzen Sie die umfangreichen Funktionen Ihrer DMS-Lösung auch ganz einfach im Home-Office oder von unterwegs: Dank der mobilen Lösungen von ELO für Smartphones und Tablets haben Sie jederzeit Zugriff auf alle Archivinhalte, können diese mithilfe der intelligenten Suchtechnologie ELO iSearch durchsuchen sowie Fotos oder Dokumente direkt aus der Bildverwaltung ins Archiv hochladen.

•  

Mit der intelligenten Suche ELO iSearch finden Sie die richtigen Informationen schnell und einfach. Die Suchfunktionen lehnen sich dabei an die bekannter Suchmaschinen wie Google oder Bing an:

• Autovervollständigung: Vorschläge passende Begriffe bei Sucheingabe
• Tippfehlerkorrektur: Meinten Sie ...?
• Boolsche Suchfunktion: Verknüpfung von Suchbegriffen
• Synonym-Thesaurus: Suche nach ähnlichen Begriffen
• Linguistische Suche: Varianten wie Singular/Plural oder verschiedene Deklinationsformen werden automatisch in die Suche einbezogen
• SimFinder: findet inhaltlich ähnliche Dokumente
• Semantische Suche: Suche nach inhaltlich verwandten Dokumenten
• Wissenslandkarten: Stöbern nach vorgegebenen Filterkriterien

Die automatische Texterkennung OCR (Optical Character Recognition) durchsucht gescannte Dokumente nach lesbarem Text und nutzt die ermittelten Daten für die Verschlagwortung. Durch den Einsatz von OCR-Vorlagen können Sie zudem die Bearbeitungszeiten für die Verschlagwortung von wiederkehrenden Dokumenten verkürzen.

• Einfache Verschlagwortung mit einem Klick
• OCR-Vorlagen für wiederkehrende Dokumente speichern
• Für PDFs und TIF-Dokumente

Verbessern Sie die Zusammenarbeit Ihrer Teams und steigern Sie die Produktivität Ihres Unternehmens mit den ELO Collaboration-Tools, die perfekt in das ECM-System integriert sind und so für mehr Transparenz und einen effektiven Austausch sorgen. Mit den ELO Teamrooms sogar außerhalb des ELO Systems – ergeben sich elementare Mehrwerte für Ihr Unternehmen.

• Mein ELO bietet einen Überblick über alle relevanten Informationen, Dokumente und Aufgaben.
• Mit dem ELO Feed können Sie sich mit Ihren Mitarbeitenden einfach im Chat austauschen oder Informationen weitergeben.
• Das ELO User Interface unterstützt die Gestaltung einer individuellen Benutzeroberfläche, mit der häufig genutzte Funktionen und benötigte Informationen optimal angeordnet werden können.
• Mit ELO Teamroom fördern Sie die standortübergreifende Zusammenarbeit Ihrer Teams durch virtuelle Projekträume und binden externe Projektbeteiligte einfach an.

Integrieren Sie die umfangreichen Funktionen Ihres DMS-Systems direkt in Microsoft Office: Ob Outlook, Word, Excel oder PowerPoint – profitieren Sie von nahtlosen Prozessen und einer noch einfacheren Bearbeitung:

Per Drag-and-Drop können Sie E-Mails oder Dokumente sofort im selben Client ablegen und verschlagworten
Nutzen Sie die gewohnte Baumstruktur-Ansicht Ihrer Dokumente sowie wertvolle Verarbeitungs- und Weiterleitungs-Funktionalitäten wie das Ein- und Auschecken von Dokumenten sowie die automatische Nutzung der Versionshistorie
Führen Sie umfassende Suchen mit ELO iSearch durch und greifen Sie direkt auf die übersichtlichen Trefferlisten zu